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        無論任何人在閱讀書函后及回信之前都會作一番思索，因此，如果上午拆閱該信函后，可以下午再寫回函。另外，許多標識設計公司領導在閱讀信函后經常在信得空白處寫下其重點與提示，如此，當秘書閱讀該信函后，就可依照上司的指示正確地書寫回函而不致出紕漏。

        寫回函時，亦需注意5W1H原則。所謂5W是“Who，Where，Why，When，What”而1H就是“How”。另外，還需注意書函本身文詞的語氣，切忌使信函變成官樣文章而忽略親善性。在書寫時，盡量使對方能產生親切感，當然也需有其限度，但是至少需使對方再讀信時能產生知交的感覺。一封溫暖親切的信不僅可給對方留下良好的印象，亦具有開啟對方心扉的魔力。

       許多標識設計公司領導對于如何表達以及所使用的形式，往往心懷恐懼！其實這是可以克服的，只要以誠信之心且運用正確的言詞即可，但是切勿過分注意文法、標點符號、繁縟的華麗辭藻。否則，將使本末倒置而不知根本所在。