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如何巧妙而有效地安排工作？

Post by hotelvi, 2013-9-13, Views:

       許多有名的標(biāo)識設(shè)計公司領(lǐng)導(dǎo)對其每天的時間能巧妙而有效地安排，配合當(dāng)事者的作業(yè)，必定拔出一段時間來處理信函工作，當(dāng)然，它包含拆閱與回信兩項。

        無論任何人在閱讀書函后及回信之前都會作一番思索，因此，如果上午拆閱該信函后，可以下午再寫回函。另外，許多標(biāo)識設(shè)計公司領(lǐng)導(dǎo)在閱讀信函后經(jīng)常在信得空白處寫下其重點與提示，如此，當(dāng)秘書閱讀該信函后，就可依照上司的指示正確地書寫回函而不致出紕漏。
        寫回函時，亦需注意5W1H原則。所謂5W是“Who，Where，Why，When，What”而1H就是“How”。另外，還需注意書函本身文詞的語氣，切忌使信函變成官樣文章而忽略親善性。在書寫時，盡量使對方能產(chǎn)生親切感，當(dāng)然也需有其限度，但是至少需使對方再讀信時能產(chǎn)生知交的感覺。一封溫暖親切的信不僅可給對方留下良好的印象，亦具有開啟對方心扉的魔力。
       許多標(biāo)識設(shè)計公司領(lǐng)導(dǎo)對于如何表達以及所使用的形式，往往心懷恐懼！其實這是可以克服的，只要以誠信之心且運用正確的言詞即可，但是切勿過分注意文法、標(biāo)點符號、繁縟的華麗辭藻。否則，將使本末倒置而不知根本所在。

        一封成功的商業(yè)書信必定是前后一致、貫徹主張的。所以，書寫之前應(yīng)先在腦中將所決定的重點作一整理，思索如何表達以掌握對方的心理。最理想的方式是設(shè)身處地站在對方的立場來考慮，并以對方的立場自問：“是否對我有利？”“是否有強烈吸引我之處？”“如對方有所征詢，我是否該回話？”等等。

        如內(nèi)容大綱已確定，則必已檢討自己的見解與要傳達的要點，而有關(guān)如何提筆書寫之事，心中必已有概念了，接著是收集資料以加強自己的主張。
   試用前述介紹的要點來書寫信函將會發(fā)現(xiàn)其功效驚人，能恰當(dāng)?shù)匾饘Ψ降淖⒁狻５四X并非如電腦般可一次處理許多資料，所以，勿一次交代太多事件，以免降低效率。有時接受你的回函者，并非僅限于相關(guān)人士，為顧及一般人閱讀，應(yīng)極力避免運用艱深滯澀、模凌兩可的詞句。此外，文章本身太過冗長時，應(yīng)分成數(shù)段以幫助對方閱讀。若文章本身太過于冗長繁瑣、不知重點所在，或找不到主語者，都是書寫的一大敗筆。

 

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