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如何巧妙而有效地安排工作？

Post by hotelvi, 2013-9-13, Views:

       許多有名的標識設計公司領導對其每天的時間能巧妙而有效地安排，配合當事者的作業，必定拔出一段時間來處理信函工作，當然，它包含拆閱與回信兩項。

        無論任何人在閱讀書函后及回信之前都會作一番思索，因此，如果上午拆閱該信函后，可以下午再寫回函。另外，許多標識設計公司領導在閱讀信函后經常在信得空白處寫下其重點與提示，如此，當秘書閱讀該信函后，就可依照上司的指示正確地書寫回函而不致出紕漏。
        寫回函時，亦需注意5W1H原則。所謂5W是“Who，Where，Why，When，What”而1H就是“How”。另外，還需注意書函本身文詞的語氣，切忌使信函變成官樣文章而忽略親善性。在書寫時，盡量使對方能產生親切感，當然也需有其限度，但是至少需使對方再讀信時能產生知交的感覺。一封溫暖親切的信不僅可給對方留下良好的印象，亦具有開啟對方心扉的魔力。
       許多標識設計公司領導對于如何表達以及所使用的形式，往往心懷恐懼！其實這是可以克服的，只要以誠信之心且運用正確的言詞即可，但是切勿過分注意文法、標點符號、繁縟的華麗辭藻。否則，將使本末倒置而不知根本所在。

        一封成功的商業書信必定是前后一致、貫徹主張的。所以，書寫之前應先在腦中將所決定的重點作一整理，思索如何表達以掌握對方的心理。最理想的方式是設身處地站在對方的立場來考慮，并以對方的立場自問：“是否對我有利？”“是否有強烈吸引我之處？”“如對方有所征詢，我是否該回話？”等等。

        如內容大綱已確定，則必已檢討自己的見解與要傳達的要點，而有關如何提筆書寫之事，心中必已有概念了，接著是收集資料以加強自己的主張。
   試用前述介紹的要點來書寫信函將會發現其功效驚人，能恰當地引起對方的注意。但人腦并非如電腦般可一次處理許多資料，所以，勿一次交代太多事件，以免降低效率。有時接受你的回函者，并非僅限于相關人士，為顧及一般人閱讀，應極力避免運用艱深滯澀、模凌兩可的詞句。此外，文章本身太過冗長時，應分成數段以幫助對方閱讀。若文章本身太過于冗長繁瑣、不知重點所在，或找不到主語者，都是書寫的一大敗筆。

 

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