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例如，有位主管指示員工做事，而員工卻做錯了（和主管交代的不一樣），于是主管大發雷霆，認為這是員工的過失，不可原諒。可是實際上這并不見得就是員工的錯誤，而是因為意見交流的方法不好。此種情形就和上節所說的一樣，意見交流必須要讓對方理解和接受，才能真正達到意見溝通，所以有時無法溝通意見時，主管應該負起責任。

在進行VI設計意見交流不夠完善是因為對方不能真正地理解，所以無法順利進行一項星級酒店VI設計工作。那么為何會出現意見交流的障礙呢？原因如下。

 例如，科長說的話聽不懂，或是從主任那兒發出的文告意思不明，于是不知怎么辦。如果每一件事，都要向主管問個清楚，又怕主管會因此產生反感，于是他只能自己做一個適當的猜想，等到VI設計工作做完了，向主管報告時，就會碰釘子。主管會說：“你沒照我的話來辦。”像這種情形，并不是員工不好，而是主管交代VI設計工作太過含糊的關系。

    傳達意見時，可以用文字，也可以用口頭說明，這種文字和口頭說明，常因彼此的見解不同而在意見溝通上發生出入。例如，我們講一句“合理化”名詞時，普通的意意思就是會說對于VI設計工作或組織，消除“無節制、無理和無用”而使碰到產業公會的干部，他們就可能認為這是意味著“裁員”的意思。

再舉個例子，在現在競爭激烈的商場，站在營業第一人，總想多用一點招待費來提高產品的銷售量，可是這樣做的話只會提高成本。于是，總經理那兒便指示：通告全公司，要節約招待費。”而總公司的管理部門認為“超過預算的招待費是浪費，形成了利潤計算上的困難，所以不可超出預算。”遂也寫了一份公函表示。但是，營業主任卻不理這些，他認為“我已經通知所有的推銷員了，要他們自愛，但是我并沒有要他們節省交際應酬費，我們最注重的事就是不要讓其他同業的成績趕上我們，或是排斥我們。”總之，營業主任只希望員工大量爭取業務，增加收益，而不要使業務萎縮。這就是個單位主管意見不同的實例。

    意見交流的時候，大家都有一種觀念：“對于許多事情，只要適當地處理好重點即可，其余的就可以不管了。”由于這種觀念的深植，于是當主任向科長交代下來五個要點，科長卻漏掉其中一個要點沒有交代給組長，假使組長按照自己所想的，或者是又漏了一項，再跟職員說，則如此輾轉傳達，傳到最后連主管所交付的原意也變得模糊不清了。

由于聽話人自己的任意取舍，將主管的話隨便略掉，最后就成為不完全的意見交流了。

    由于說話人交代不清楚，或是把意見交流的內容漏掉一部分，使得聽話人不能完全明白原來說話人之真義，于是任由自己揣測“大概是這樣子吧！”有時還把不明白之處自作主張地補充后，跟別人說得頭頭是道，如此就歪曲了本意。有時，這也是造成謠言的原因。

這種由聽話人任意添加附會的現象，往往造成只保留一小部分原說話人的內容，剩余的大部分都是聽話人推測前后的關系，照自己的意思加以補充，也就形成意見交流時的一種障礙。

   “這個家伙啊！因為在VI設計工作上的失敗，既苦惱又消沉，整日愁眉不展，身為主管的我為了安慰他，鼓勵他振作精神，所以向他說了幾句話，他竟把我這些安慰的話給誤會了，認為我是在輕視他，給他難堪，使得我的一番好意竟變成惡意了。”時常有些主管人員如此的訴苦與感嘆，這就是反應作用所造成的誤解。

    感情強烈的人，或是任性的人，大多會有這種反應，而一般人也多少有這種傾向，所以要注意意見交流的反應作用。