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        (二)職能描述
        1.預訂的受理和取消
        (1)接受預訂。
        訂房員接受顧客預訂時，首先要查閱預訂控制簿或電腦，如有空房，則立即填寫“預訂單”。預訂單通常印有顧客姓名、扺離店日期及時間、房間類型、價格、結(jié)算方式以及餐食標準、種類等內(nèi)容。
        (2)確認預訂，
        預訂員在接到顧客的預訂要求后，要立即將顧客的預訂要求與酒店未來時期客房的利用情況對照，決定是否能夠接受顧客的預訂，如果可以接受，就要對顧客的預訂加以確認。確認預訂的方式通常有兩種，即口頭確認(包括電話確認)和書面確認。
        (3)拒絕頂訂。
        如果酒店無法接受顧客的預訂，就要加以婉拒。婉拒預訂時，不能因為未能符合顧客的最初要求而終止服務，而應該主動提出可供顧客選擇的建議。總之，用建議代替簡單的拒絕是很重要的，它不但可以促進酒店客房的銷售，而且可以在顧客中樹立酒店、商場標識設計酒店良好的形象。
        (4)跟蹤預訂。
        為了提高預訂的準確性和酒店的開房率，并做好接待準備、住顧客到店前(尤其是在旅游旺季)，預訂人員要通過書信或電話等方式與顧客多次核對，即再確認，問清顧客是否能夠如期抵店，住宿人數(shù)、時間和要求等是否有變化、核對工作通常要進行三次，第一次應在顧客預訂抵店前一個月，具體操作是由預訂部文員每天核對下月同一天到店的顧客或訂房。
 

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