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    如果以節省辦公室的輔助性開支為代價來支付增設銷售人員所需的大筆開支，則不能不說是一種小事精明、大事糊涂的行為。在真正拿到一個會議之前，銷售工作很可能需要一個漫長的過程，而且銷售人員必須不斷地與會議策劃人進行接觸。面對現今銷售拜訪的高額成本，由受過良好訓練的文員進行系列的信函和電話追蹤是至關重要的。文員還要妥善保留客戶的會議記錄、人員變動以及其他有助于銷售的信息。
四、酒店地區銷售辦公室
     酒店連鎖經營在會議市場中是很有效率的一種機構類型，而且它們在這方面的作用會越來越明顯。取得成功的原因之一便是除了安排專人負責酒店VI設計之外，還在地方銷售辦公室中設置公司銷售員這一職位。公司銷售員可以為集團內任何一家酒店招攬生意，這樣的經營方法有很多的優勢。
     

     首先，如果顧客在連鎖集團內的一家酒店享受到優質服務并且辦會成功，那么在籌備下一次會議時，他可能還會選擇這家連鎖集團的酒店。即使會議組織者為了吸引與會人員而在全國轉換會址，他們還是可能會選擇這家連鎖酒店。其次，對于打算在全國各地安排數個類似會議的策劃人而言，與單獨一位銷售員預訂所有的會議要就簡單容易得多。一旦銷售人員與客戶成交，選擇其他會址就不成問題了。還有一個優勢，當會議策劃人無法在一家酒店訂到某日的會議室時，連鎖酒店可能會提供另一家酒店供會議使用，而獨家酒店則會因無法滿足這一條件而失去生意。